| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Содержание
Понятие бюджета и бюджетирования. Цели и задачиБюджет является центральным моментом всего процесса планирования и управления. Бюджет помогает менеджеру планировать деятельность и следить за выполнением работ и получением прибыли в подразделении. Бюджет – директивный план взаимоувязанных объемных и стоимостных показателей работы компании и входящих в его состав подразделений, с установлением персональной ответственности за его исполнением по уровням управления. Так, бюджет продаж, с которого, в соответствии с маркетинговыми принципами управления начинается процесс планирования деятельности всего предприятия, составляется как в натуральном, так и в стоимостном выражениях. Менеджер должен формулировать цели и требования по человеческим и физическим ресурсам, устанавливать ограничения, анализировать потребности, обеспечивать гибкость, рассматривать различные варианты, организовывать обратную связь и учитывать претензии. Бюджетирование (составление смет) – это достаточно емкое понятие. Если выделить главное и исходить из задач, для решения которых разрабатывается и внедряется система бюджетирования в организации, то можно дать следующее определение. Бюджетирование – это комплексная система, которая включает в себя технологию планирования взаимоувязанных объемных и стоимостных показателей с установлением персональной ответственности за их исполнение и технологию управления финансовыми ресурсами на основе определения отклонений от установленных стандартов (плановых значений показателей) для своевременного принятия обоснованных мер по их устранению (управление по отклонениям). Объекты бюджетирования – доходы и расходы предприятия и его подразделений, т.е. денежные потоки, связанные с производством и реализацией определенных видов продукции, работ, услуг. Субъекты бюджетирования:
Таким образом, бюджетирование можно определить как процесс управления, основанный на прогнозировании финансовых потоков и определении принципов их распределения. В качестве основных требований к разработке бюджета можно определить следующие принципы:
Будучи комплексным управленческим процессом, бюджетирование оказывает столь же комплексное влияние на деятельность аппарата управления. Среди основных функций системы бюджетирования можно выделить следующие:
Цели бюджетирования:
Обобщая сказанное, можно констатировать, что бюджетирование как система имеет собственные цели, определяемые общими корпоративными целями – технология системных решений в управлении доходами, расходами и финансовыми результатами в единстве функций планирования, учета, контроля, анализа и регулирования, базирующимся на процессе формирования и исполнения бюджетов. Процесс бюджетирования (рис.1.1) должен быть стандартизован с помощью бюджетных форм, инструкций и процедур. Разработка стратегии самый важный этап бюджетирования. Здесь разрабатывается финансовая структура и определяется система показателей, которые будут участвовать в оценке бизнеса, а значит должны входить в те или иные статьи и бюджеты. Система сбалансированных показателей (ССП) должна, как минимум, позволить представить стратегические и тактические цели в измеряемом виде. Разрабатываемая система бюджетов, должна позволить оценить деятельность выделенных в финансовой структуре ЦФО и направлений бизнеса (эффективность, как превышение доходов над расходами). Модели планирования могут быть разные (с нуля, от предыдущего периода, от плана закупок, от плана производства и т.п.) и включать в себя варианты планирования (оптимистический, пессимистический). Здесь должны использоваться (разрабатываться) операционные нормы (страховой запас, расход материала на единицу изделия, и т.п.). Фактические данные вносятся в систему из систем бухучета и оперативного учета или вручную. Анализ, как правило, строится на сравнении плана с фактом и выяснении причин отклонений. При бюджетировании следует учитывать перечисленные ниже факторы:
Развитие экономических методов управления и изменение условий внешней среды приводит к тому, что система бюджетирования постепенно видоизменяется, на каждом этапе развития прослеживаются комбинации новых и действующих методов. Развития бюджетирования на зарубежных и отечественных предприятиях привело к выдвижению на современном этапе ряда требований. В результате 90-летнего развития бюджетирования в зарубежных странах появились требования к увеличению гибкости системы, повышению роли стратегических задач. Впервые процедуры бюджетирования были разработаны в 1920 году в корпорациях DuPont и General Motors. Изменения во внешней среде (усложнение технологических процессов в результате научно-технического прогресса, рост масштабов производства и выход на новые рынки, смещение конкуренции в области скорости, инноваций и индивидуального учета потребностей) и недостатки бюджетирования (длительность и бюрократичность бюджетного процесса, трудоемкость пересчета прогнозов, ориентация только на финансовые показатели, отсутствие сравнения с конкурентами, препятствие инновациям, манипулирование целевыми бюджетными показателями для увеличения размеров вознаграждений) привели к тому, что в настоящее время в практике западных предприятий обозначились две тенденции развития: «Beyond Budgeting» (управление за рамками бюджета, управление без бюджета) и «Better Budgeting» (лучшее бюджетирование). Инновационный альтернативный метод «управления за рамками бюджета», основанный на практике нескольких крупных западных предприятий, отказавшихся от бюджетирования, не может стать массовым и универсальным по ряду причин (недостаточная изученность методики, ряд ошибочных трактовок возможностей системы контроля бюджетирования, отсутствие соответствующего уровня доступности информации о развитии конкурентов и зачастую уровня внутрифирменного управления). «Beyond Budgeting» скорее намечает тренд изменения и, вероятно, может стать следующим за бюджетированием этапом развития управленческих технологий. Преодоление проблемных областей бюджетирования возможно за счет разработки механизмов, позволяющих управлять процессом совершенствования системы бюджетирования с целью увеличения ее гибкости. Зарубежный опыт показывает, что существует большое поле для совершенствования бюджетирования. Необходим механизм регулирования («настройки») технологии бюджетирования, помогающий предприятиям расставлять акценты в управлении и варьировать уровень контроля в зависимости от ряда факторов (отрасли, масштабов производства, сложности управления, стратегии развития и других). Виды бюджетовМенеджеру следует подготовить Главный бюджет, состоящий из интегрированных друг с другом бюджетов, отражающих различные стороны будущей деятельности. Размер и содержание бюджета зависят от особенностей подразделения. Чтобы бюджет был гибким, рассматриваются ожидаемые, оптимистические и пессимистические значения. Менеджер может бюджетировать объем продаж, себестоимость реализации, производство, закупки, основные материалы, основных рабочих, накладные расходы, общие и административные издержки, затраты на сбыт, программы (например, научно-исследовательские), денежный поток, оборотный капитал и капитальные вложения. После того как спроектирован объем продаж, рассчитываются затраты на производство и операционные издержки, так как они, как правило, зависят от объема продаж. Менеджеру необходимо знать, как эти бюджеты взаимодействуют друг с другом. Операционный бюджет (operating budget) используется для расчета затрат на производимую продукцию или оказываемые услуги. Он анализирует производственные и операционные аспекты бизнеса. Финансовый бюджет (financial budget) используется для анализа финансовых условий подразделения с помощью анализа соотношения активов и обязательств, денежного потока, оборотного капитала, прибыльности. Бюджет денежных средств (cash budget) используется для планирования и управления денежным потоком. Он рассматривает ожидаемые поступления и платежи денежных средств за установленный временной период. Бюджет денежного потока помогает менеджеру поддерживать баланс денежных средств на разумном уровне, удовлетворяющем потребностям бизнеса, предотвращать как накопление неработающих денег, так и дефицит денежных средств. В бюджете капиталовложений (capital expenditure budget) описываются ключевые долгосрочные планы и приобретаемые основные средства (постоянные активы, такие, как завод и оборудование). Оцениваются затраты на проект и динамика капиталовложений во времени. Период бюджетирования обычно устанавливается от трех до десяти лет. Бюджет капиталовложений классифицирует проекты по целям – таким, как внедрение производственных линий, уменьшение затрат, замена вышедшего из употребления или плохо работающего оборудования, расширение или улучшение ассортимента продукции и удовлетворение требованиям безопасности. Дополнительный бюджет (supplemental budget) предусматривает финансирование тем, не включенных в основной бюджет. Приростной бюджет (incremental budget) формируется путем простой индексации (в процентах или денежных средствах) предыдущего бюджета без пересмотра его основ. Добавочный бюджет (add-on budget) анализирует бюджеты предыдущих лет и подстраивает их под текущие параметры, такие, как инфляция и изменения в штате. Чтобы удовлетворить текущим потребностям, рассматривается дополнительное финансирование. Сам по себе добавочный бюджет не стимулирует повышения эффективности, однако конкуренция заставляет более эффективно использовать ресурсы. Скобочный бюджет (bracket budget) – это план, в котором затраты предусматриваются на уровнях большем и меньшем относительно базовых цифр. Затем рассчитываются объемы продаж, соответствующие этим уровням затрат. Если базовые показатели объемов реализации не достигаются, скобочный бюджет позволяет менеджеру понять, как это скажется на прибыли, и сформировать план, соответствующий непредвиденным обстоятельствам. Такой бюджет необходим в ситуациях, когда существует риск сокращения уровня деятельности и возможны резкие изменения объемов продаж. Модифицированный бюджет (stretch budget) является оптимистическим и используется в случае проектирования продаж на высоком уровне. Он редко используется для прогноза затрат, так как при проектировании затраты должны соответствовать стандартному уровню продаж. Цифры модифицированного бюджета могут быть формальными и неформальными. Менеджеры оперативного уровня не должны отвечать за них. Пооперационное бюджетирование (activity-based budget) предполагает проектирование затрат на выполнение отдельных функций и работ. Стратегический бюджет (strategic budget) интегрирует элементы стратегического планирования и бюджетного контроля. Он полезен в периоды существования неопределенностей и нестабильности. Целевой бюджет (target budget) представляет собой план, который классифицирует главные направления расходования средств и связывает их с задачами подразделений. Место бюджетирования в системе управления компаниейБюджетирование - это управление с использованием бюджетов, то есть среднесрочных, месячных, квартальных, годовых планов деятельности компании. Применение технологии бюджетирования означает, что бюджеты используются для планирования, контроля и принятия решений. Процесс бюджетирования охватывает следующие этапы:
На этапе постановки целей необходимо ответить на вопросы: "Что необходимо сделать?" и "Каких показателей нужно достичь?". Ответы на эти вопросы содержатся в стратегии компании. Исходя из долгосрочных планов компании, ее руководители определяют основные задачи и целевые показатели на ближайший год:
Эти и другие целевые установки служат исходными данными для подготовки проекта бюджета компании. На этапе планирования менеджеры разрабатывают бюджеты сбыта и производства продукции, бюджеты отдельных подразделений и проектов. Принятие менеджером ответственности за исполнение бюджетных показателей побуждает его экономно и бережно использовать необходимые для этого ресурсы и стимулирует к достижению наилучших результатов своей деятельности. В результате компания получает наиболее реалистичные прогнозы своей деятельности и надежную команду, ориентированную на их наилучшее осуществление. После сведения воедино всех планов формируются три основных бюджета компании:
Некоторые предприятия считают достаточным составление только одного бюджета: доходов и расходов или движения денежных средств. Однако для эффективного планирования деятельности компании на выходе целесообразно получать все три бюджетные формы. Бюджетом доходов и расходов определяется экономическая эффективность, в бюджете движения денежных средств непосредственно планируют финансовые потоки, а прогнозный баланс отражает экономический потенциал и финансовое состояние компании. При отсутствии хотя бы одного из трех бюджетов картина планирования будет неполной. Затем проводится корректировка планов, разрабатываются дополнительные версии бюджетов, предусматривающие оптимистические и пессимистические прогнозы различных факторов, оказывающих влияние на результаты деятельности компании. После утверждения бюджета компании он становится основой для текущего управления на весь период его действия. Для сопоставления фактически достигнутых результатов с планами, на основании данных управленческого учета формируется фактический бюджет компании. Обычно подведение итогов и сравнение их с планами проводится ежемесячно. Значимое отклонение фактических результатов от плана должно служить сигналом, побуждающим руководство компании к принятию решений:
Важной составляющей системы бюджетирования является мотивация. Механизмы мотивации в рамках бюджетного управления стимулируют сотрудников к достижению показателей, которые зависят от результатов их работы. Фактические цифры необходимо сравнивать с расчетными, имеющиеся отклонения – обосновывать. Нежелательные отклонения должны быть скорректированы. Любую неэффективность следует устранить. Для роста прибыли могут потребоваться вложения в научно-исследовательские работы, рекламу, обучение. Внутренний аудит по завершении проекта позволит менеджеру определить, как проекты выполнялись, и устранить все идентифицированные проблемы. В начале отчетного периода бюджет представляет собой план или стандарт. В конце – он играет роль измерителя, позволяющего менеджеру сравнить полученные результаты с запланированными с тем, чтобы улучшить дальнейшую деятельность. Контроль осуществляется с помощью регулярной подготовки отчетов о текущей деятельности и распределении средств в соответствии с планами (бюджетами). Таким образом, в рамках технологии бюджетирования планирование, контроль и принятие решений выполняются как тесно связанные процессы. Поэтому отклонение компании от намеченного курса выявляется не раз в год, когда уже поздно что-либо предпринимать, а оперативно, в момент возникновения нежелательных тенденций. Бюджетирование должно осуществляться по заранее утвержденным правилам. Следовательно, в первую очередь необходимо выработать и утвердить единые правила, на основе которых и будет строиться система бюджетирования: методологию, оформление табличных форм, финансовую структуру и т. д. Регламент бюджетирования, сам бюджет, система мотивации - все это нужно утверждать внутрифирменными приказами. Таким образом, вторая составляющая бюджетирования - это организационные процедуры. Регламент, закрепляющий функции бюджетирования в соответствующих Положениях (рис. 1.2), безусловно, важен. Его отсутствие может свести на нет саму идею бюджетирования. Но в то же время при разработке регламента необходимо учитывать реальную необходимость ввода того или иного регламента и взвешивать его на весах пользы и вреда для бизнеса и для конкретных людей. Введение жесткого бюджетного управления может привести к увольнению ведущих сотрудников компании и фирма понесет огромные убытки. Сбалансированными должны быть не только показатели управленческого учета, но и самоуправление. Третий ключ к успеху - автоматизация всего процесса бюджетирования. На больших предприятиях объем информации огромен, но каким бы значительным он ни был, обработать его нужно вовремя. В современном бизнесе вчерашние данные никому не нужны. Необходим анализ сегодняшних показателей и прогноз на завтра, послезавтра, на месяц вперед и т. д. Автоматизация бюджетирования – это, прежде всего, автоматизация планирования. По сути, это автоматизация тех процедур, которые расписаны в регламенте по бюджетированию. Основные преимущества автоматизации процесса бюджетного управления состоят в следующем:
Как часто надо пересматривать бюджет? Ответ на этот вопрос должен содержаться в регламенте. Пересмотр бюджета - такая же регламентируемая процедура, как составление или исполнение бюджета. Для этого все планы должны быть разделены на две категории: предварительные (индикативные) и обязательные (директивные). Процесс перехода плана из категории “предварительно” в категорию “обязательно” должен включать определенные стадии: корректировку, согласование и утверждение. Длительность всех стадий расписывается в регламенте по бюджетированию. Все это нужно для того, чтобы бюджет был не просто планом, а планом, реальным для исполнения. Все бюджетные формы (таблицы) должны быть одинаковыми для всех центров учета. Особенно это актуально для холдингов, в состав которых входят различные предприятия. Если каждый завод будет использовать свои собственные формы, то у финансовой службы управляющей компании основная доля времени будет уходить на консолидацию данных, а не на планирование и анализ результатов. Такой же стандартной и основанной на единой методике должна быть процедура заполнения бюджетов на разных предприятиях холдинга, а также на уровнях центров финансовой ответственности в рамках предприятий. Соответственно едиными должны быть и сроки представления бюджетов подразделениями холдинга в управляющую компанию. В бюджетах учитываются как финансовые показатели, так и натуральные. В связи с этим выделяются Центры Финансовой Ответственности (ЦФО), отражающие финансовую структуру. ЦФО – характеризуется:
Типы ЦФО:
ЦФО – это единицы финансовой структуры, по которым ведется управленческий учет. Каждому ЦФО назначаются соответствующие статьи бюджетов. Обычно для начала берутся бюджет движения денежных средств, активов-пассивов, доходов-расходов. И только когда выделены ЦФО, согласованы классификаторы статей бюджетов и определены регламенты их ведения, можно вводить в организации бюджетное управление. Бюджетное управление - оперативная система управления компанией по центрам финансовой ответственности через бюджеты, позволяющая достигать поставленные цели путем наиболее эффективного использования ресурсов. Цель бюджетного управления - структурирование желаемого будущего компании в оперативном периоде. Бюджетное управление - это удобный инструмент, который дает ясное представление о возможностях компании и ее месте на рынке (рис. 1.3). Главными инструментами бюджетного управления являются бюджетная и финансовая структуры. Система функциональных бюджетов образует бюджетную структуру, в соответствии с которой формируются основные итоговые бюджеты компании: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств, бюджет баланса. Бюджет доходов и расходов показывает рентабельность компании, бюджет движения денежных средств отражает его ликвидность, а бюджет баланса - стоимость. Планируя изменения рентабельности, ликвидности и стоимости, компании определяет свое экономическое будущее. В конце выбранного периода происходит анализ и управление отклонениями, выявляемыми из сравнения планируемых и фактически полученных данных. Финансовая структура – это иерархическая система ЦФО (Центров Финансовой Ответственности). Обязательное условие бюджетирования - делегирование принятия финансовых решений центрам финансовой ответственности, образованным на базе организационной структуры компании. Отсутствие четкой организационной структуры делает постановку бюджетирования невозможной. Определив плановые финансовые показатели своего подразделения, менеджер берет на себя ответственность за выполнение составленного им бюджета ЦФО, иначе именуемого операционным бюджетом. Функциональный и операционный бюджеты в некоторых случаях могут совпадать: например, бюджет закупок и бюджет ЦФО снабжения - но это не является правилом. В результате создания модели финансовой ответственности все расходы и доходы в компании имеют своих авторов, заинтересованных в улучшении финансового результата своего отдела материально. Этим обеспечивается максимальная сходимость плановых и фактических показателей: ответственное планирование и стремление выполнить намеченные планы. Пример финансовой структуры представлен на рис. 1.4. Принципы эффективного бюджетирования базируются на здравом смысле и довольно просты. Для сопоставления и анализа данных разных периодов процесс бюджетирования должен быть постоянным и непрерывным. Сами периоды должны быть одинаковыми и утверждены заранее: неделя, декада, месяц, квартал, год. Рассмотрим основные правила, соблюдать которые должна любая компания, занимающаяся бюджетированием. Принцип “скольжения”. Непрерывность бюджетирования выражается в так называемом “скольжении”. Существует стратегический период планирования, например пять лет. На этот период составляется так называемый бюджет развития, который не следует путать с бизнес-планом. В бизнес-плане должны содержаться не только количественная информация, но и идея бизнеса, маркетинговые исследования, план организации производства и т. д. В принципе, финансовая часть бизнес-плана и представляет собой бюджет развития. Пятилетний стратегический период планирования включает еще один период длиной в четыре квартала. Причем такой период планирования выдерживается всегда: по прошествии первого квартала к четвертому прибавляется еще один и снова составляется бюджет на четыре квартала. Это и есть принцип “скольжения”. Для чего это нужно? Во-первых, используя “скользящий” бюджет, организация регулярно может учитывать внешние изменения (например, инфляцию, спрос на продукцию, ситуацию на рынке), изменения своих целей, а также корректировать планы в зависимости от уже достигнутых результатов. В итоге прогнозы доходов и расходов становятся более точными, чем при статичном бюджетировании. В условиях регулярного планирования сотрудники на местах привыкают к предъявляемым требованиям и соотносят свои повседневные действия со стратегическими целями компании. Во-вторых, при статичном бюджетировании к концу года значительно снижается горизонт планирования, чего не происходит при “скользящем” бюджете. Например, организация, которая раз в год в ноябре утверждает бюджет на год вперед, в октябре располагает планами только на два следующих месяца. И когда появится бюджет на январь, может оказаться, что уже поздно заказывать какие-то ресурсы, заявку на которые нужно было размещать за три месяца до поставки, то есть в октябре. Принцип детализации расходов. С целью экономии ресурсов и контроля за использованием средств все значительные расходы должны детализироваться. Рекомендуется детализировать все расходы, доля которых превышает 1% в общей доле расходов, хотя нужно принимать во внимание и размер компании. Смысл детализации в том, чтобы не позволить менеджерам затратных подразделений наживаться за счет компании. Директивная часть бюджета должна быть гораздо подробней индикативной и иметь максимально возможный уровень детализации. Детализации может подвергаться и учетный период. Например, бюджет доходов и расходов можно детализировать по месяцам, а бюджет движения денежных средств - по неделям или даже банковским дням, так как контроль за финансовыми потоками требует большей тщательности и оперативности. Принцип “финансовой структуры”. Прежде чем внедрять бюджетирование, организации необходимо создать финансовую структуру, которая может быть построена по иным принципам, нежели организационная структура. Некоторые подразделения могут быть объединены в единый финансовый центр учета. И наоборот, в рамках одного подразделения можно выделить разные центры учета (например, по видам продукции или направлениям деятельности). В зависимости от категории центра учета (будь это центр получения прибыли или источник возникновения затрат) должны быть разработаны различные системы критериев для оценки эффективности деятельности этих подразделений. Разработав финансовую структуру, организация выявит количество уровней сбора бюджетной информации и в зависимости от этого сможет сформировать график составления бюджетов для каждого центра учета. “Прозрачность” информации. Чтобы исключить возможность искажения информации и усилить контроль за исполнением бюджета, специалисту, анализирующему данные итоговых бюджетных форм, необходим доступ к бюджетам каждого центра учета, а также к операционным бюджетам в рамках самих центров учета, вплоть до самого нижнего уровня. Кроме того, он должен располагать информацией о том, в какой стадии находится формирование бюджетов на всех нижестоящих уровнях. И если какое-то подразделение представило бюджет позже, чем нужно, то финансист, ответственный за бюджетирование, должен своевременно получить информацию о причинах, по которым это произошло. Поэтому необходим постоянный мониторинг процесса бюджетирования по всем уровням. Планирование и контроль как основа бюджетированияПланирование, сохраняя в новых условиях экономического развития страны свою огромную роль, претерпело существенные изменения. Планирование производства стало ориентироваться на конъюнктуру рынка и вырабатывать различные модели поведения субъектов рынка, увязывая ограниченные финансовые, материальные и трудовые ресурсы с поставленными целями организации. Планирование жизненно важно для хозяйствующего субъекта чтобы:
В экономической литературе встречаются близкие понятия: «планирование» и «бюджетирование». Несмотря на кажущуюся простоту трактовки, у каждого понятия есть свое специфическое определение несущее определённую нагрузку:
Под бюджетированием понимается процесс составления генерального бюджета как совокупности взаимоувязанных функциональных (операционных, финансовых) бюджетов, позволяющих описать и структурировать деятельность фирмы в предстоящем периоде с учётом поставленных финансовых целей. План, по своему содержанию, является намеченной на конкретный период времени программой действий с указанием целей, содержания, объектов, методов, последовательности и сроков выполнения. Смета – документированный план денежных средств для финансирования расходов организации [4]. Прогнозирование — процесс предвидения, построенный на вероятностном суждении, позволяющий выявить альтернативные варианты развития организации. Бюджетирование – это процесс подготовки, организации, и контроля бюджетов с целью разработки и принятия оптимальных управленческих решений. Планирование – это определение целей и задач организации на определенную перспективу, анализ способов их реализации и ресурсного обеспечения, т.е. это проектирование желаемого будущего и эффективных путей его достижения. Планирование специфично в трех отношениях:
Наборы решений, приводящие к необходимости планировать, характеризуются следующими важными чертами:
Планирование должно быть непрерывным процессом, следовательно, никакой план не является окончательным, он всегда является объектом для пересмотра. Таким образом,план – это не конечный продукт процесса планирования, а предварительный отчет. Совокупность решений, составляющих план нельзя разбить на независимые наборы, все элементы плана и все фазы процесса планирования должны быть взаимосвязаны, но, тем не менее, можно выделить следующие элементы планирования:
К задачам планирования как к процессу практической деятельности относятся:
Важнейшими целями, которые преследуются при планировании в организации, как правило, являются: объем продаж товарной массы, прибыль и доля на рынке. Планирование служит началом всякой целенаправленной экономической деятельности, это первый и наиболее важный этап процесса управления. На основании составленных планов будет осуществляться в дальнейшем вся деятельность организации. В современных рыночных условиях планирование является важной предпосылкой свободного производства, распределения и потребления ресурсов и товаров. Процесс планирования обеспечивает необходимое равновесие между производством и потреблением продукции, величиной рыночного спроса на товары и объемом предложения хозяйствующего субъекта [11]. По содержанию и форме проявления различают следующие виды планирования:
В зарубежной практике выделяются основные типы планирования (классификация Р.Л. Акоффа):
В процессе планирования рассматриваются и оцениваются альтернативные варианты будущего развития, из которых выбирается наилучший. Поскольку принятие любых решений всегда связано с использованием имеющихся ресурсов, можно сказать, что цель планирования рациональное использование ресурсов. Следовательно,ресурсы организации в процессе планирования являются его объектом, а проекты планов, составленные руководителями структурных подразделений и одобренные высшим руководством, — его предметом. Выбор той или иной формы планирования зависит от многих факторов. Главный фактор — специфика организации. Содержание плана зависит от общих условий производства, научно-технического и технологического развития организации и методов управления его. К факторам, обусловленным спецификой организации, относятся, например, концентрация капитала, уровень автоматизации управления фирмой и географическое положение. На форму планирования оказывают влияние факторы внешней среды, которые делятся на две группы:
Для уменьшения возможности отрицательных результатов планирования и эффективной работы организации в процессе планирования необходимо соблюдать определенные принципы планирования:
В условиях развитого рынка планирование призвано обеспечить производство конкурентоспособной продукции посредством целенаправленного поиска, оценки и отбора альтернатив при условии оптимального использования всех ресурсов на основе прогнозирования состояния внешней среды. Таким образом, речь идет о гибком управлении компанией и оптимальном её развитии. Управление невозможно без долгосрочного, стратегического и текущего планирования деятельности организации и контроля реализации планов, а процесс планирования и контроля результата деятельности требует формирования бюджета как основного инструмента гибкого управления, обеспечивающего точной, полной и своевременной информацией руководство компании. Разработка производственных и финансовых бюджетов — важнейшая составляющая планово-аналитической работы хозяйствующих субъектов всех отраслей производства. Благодаря бюджетированию можно избежать нерационального использования средств, чему способствует своевременное планирование хозяйственных операций, товарно-материальных и финансовых потоков и контроль за их реальным прохождением. Помимо желаемых показателей выпуска, доходов и затрат, планы компании должны включать список лиц, ответственных за достижение того или иного результата. Кто-то должен отвечать за каждую единицу выпущенной продукции и использованных ресурсов. Вместе с тем каждый управляющий – от высших менеджеров производственных объединений до мастеров смены или участка – должен знать, за какой участок работы и за какую часть общего плана он отвечает. Важную роль в повышении эффективности деятельности организаций играют процедуры контроля. Управление бюджетированием начинается с назначения директора по бюджету, который несет всю ответственность за исполнение бюджета, подготовительный процесс, стандартизацию проектных форм, сбор и сопоставление данных, проверку информации и предоставление отчетов. Особенности бюджетного управления в транспортной компанииСистемообразующей компанией, функционирующей на рынке перевозок, является ОАО «РЖД», в полном объеме осуществляющая руководство филиалами - железными дорогами и дирекциями. Каждой отраслью железнодорожного хозяйства (локомотивное хозяйство, вагонное, хозяйство пути и др.) руководит в порядке соподчиненности низших звеньев высшим соответствующий департамент ОАО «РЖД» или центральная дирекция. Управление строится на сочетании территориального и отраслевого (производственно-технического) принципов. По территориальному принципу железнодорожная сеть делится на дороги, а по отраслевому – на департаменты, центральные дирекции, службы дорог, региональные дирекции и отраслевые структурные подразделения; по функциональному принципу – на департаменты ОАО «РЖД» и службы на дорогах, занимающиеся прогнозированием, планированием, финансированием, учетом. К структурным подразделениям железных дорог и дирекций относятся:
Все структурные подразделения являются производственными, так как железнодорожный транспорт относится к отраслям материального производства, а труд транспортных рабочих – к производительному труду. Организация, планирование и управление производственными процессами на железнодорожном транспорте регламентируются Уставом железных дорог, Правилами технической эксплуатации железных дорог, Нормативами технологических процессов, правилами и нормативами по всем видам ремонта и технического обслуживания подвижного состава и других средств транспорта. Действующая система управления железнодорожным транспортом, позволяет объединить все структурные подразделения для решения общих стратегических задач, при этом она постоянно совершенствуется в направлении создании крупнейшего диверсифицированного транспортного холдинга. Все структурные подразделения, выполняя конкретные производственные операции по организации перевозочного процесса, образуют единую производственно-экономическую систему, основная задача которой – обеспечить выполнение плана перевозок грузов и пассажиров и реализацию других видов деятельности. Относительная экономическая обособленность структурных подразделений в рамках корпоративной системы управления обуславливает и обособление их затрат на выполняемые работы. Каждое структурное подразделение планирует величину затрат, которая определяется планом перевозок и эксплуатационными и техническими условиями работы на конкретных участках железнодорожной сети. Внутрифирменный механизм финансово-экономических взаимоотношений в ОАО «РЖД» определяет общие вопросы организации финансово-экономической деятельности и управления финансами. Финансы – экономическая категория, характеризующая как процесс образования, распределения и расходования денежных средств в компании в ходе формирования ее доходов, расходов, накоплений, так и возникающие при этом финансовые отношения. Финансовые ресурсы – финансовые средства, формируемые в результате производственно-экономической и финансовой деятельности компании. В состав основных источников поступления финансовых ресурсов ОАО «РЖД» входят:
Направления расходования финансовых ресурсов Основными направлениями использования финансовых ресурсов ОАО «РЖД» являются:
Текущее и стратегическое бюджетированиеДля обеспечения долгосрочного развития компании необходима взаимосвязь ее стратегических целей с долгосрочным и краткосрочным планированием. Стратегической программой ОАО «РЖД» обозначены следующие стратегические цели:
Как правило, долгосрочное планирование характеризуется периодом планирования более одного года (3-5 лет), меньшей степенью детализации показателей плана, а также решением задач инвестиционного характера для достижения поставленных целей. Для детализации и уточнения долгосрочных планов используется система краткосрочного планирования (текущего бюджетирования). Краткосрочное планирование позволяет обеспечивать достаточную степень подробности показателей, при этом период планирования составляет один год с интервалами планирования: квартал, месяц. Часто долгосрочное и краткосрочное бюджетирование объединяются в единый процесс. В этом случае краткосрочный бюджет составляется в рамках разработанного долгосрочного и поддерживает его, а долгосрочный уточняется по прошествии каждого периода краткосрочного планирования и «прокатывается» вперед еще на один период. При этом краткосрочный бюджет, как правило, несет гораздо больше контрольных функций, чем долгосрочный. Таким образом реализация краткосрочных планов должна приводить к достижению стратегических целей, а долгосрочное планирование является связующим звеном между стратегическими целями компании и ее текущей деятельностью. Особенности и методы планирования в рамках бюджетирования ОАО «РЖД»Любой хозяйствующий субъект независимо от своих масштабов, сферы деятельности и форм собственности должен заниматься планированием. Планирование – это деятельность государства, органов управления, хозяйствующих субъектов по разработке перспектив социально-экономического развития страны, регионов, отраслей экономики и организаций всех форм собственности. Планирование в системе экономического управления на железнодорожном транспорте – процесс принятия решений, позволяющих обеспечить эффективное функционирование и развитие в будущем всех структурных подразделений железнодорожного транспорта и всей компании ОАО «РЖД», уменьшить неопределенность внешней среды. Планирование должно обеспечить:
Планирование представляет собой моделирование будущего, к которому должна стремиться компания. Планирование имеет несколько значений: замысел, проект, порядок работы, выполнение программы, система знаний. Во всех случаях – это документ, который отражает принятие хозяйственных и других решений, определяет финансовую потребность в ресурсах, сроки выполнения заданий, исполнителей и ответственность за невыполнение. Планирование представляет собой общую функцию менеджмента, комплекс работ по анализу ситуаций и факторов внешней среды, прогнозированию, оптимизации, оценке альтернативных вариантов достижения целей, выбору наилучшего варианта плана. Существуют следующие формы планирования: стратегическое, индикативное и директивное планирование. Стратегические планы как конкретные, обязательные к выполнению документы разрабатываются на основе стратегий развития компании. Стратегическое планирование – это процесс определения целей и значений экономических показателей по основным, наиболее важным направлениям социально-экономического развития страны, отраслей, предприятий, как правило на средний срок и длительную перспективу, и формирование механизма их реализации с учетом влияния факторов внешней среды. При стратегическом планировании на макро-уровне решаются те задачи, которые определяют характер экономических требований, устойчивость экономики, уровень жизни населения, обороноспособность страны. При этом конечный результат не является строго фиксированным. Стратегическое планирование представляет собой выработку руководством компании общей концепции того, как достигаются цели, решаются стоящие проблемы и распределяются необходимые для этого ограниченные ресурсы. Стратегический план разрабатывается как правила на 5 и более лет и конкретизируется в различного рода проектах, программах, планах практических действий и реализуется в процессе их выполнения. Неразрывно со стратегическим планированием связано тактическое планирование, которое означает уточнение, коррекцию, дополнение, конкретизацию стратегии. Под тактическим планированием понимают планирование действий, которые должны представлять наиболее эффективные способы достижения стратегических целей. Процесс тактического планирования состоит из двух взаимосвязанных стадий: подготовка плана и его принятие. Подготовка плана включает в себя сбор, систематизацию и уточнение различной информации о деятельности ОАО «РЖД», анализ полученной информации, уточнение целей и задач планирования, постановку задач отдельным структурным подразделением и работникам на разработку плана, определение подлежащих включению в план мероприятий. Принятый план обязательно документально оформляется и утверждается президентом ОАО «РЖД». Кроме тактического планирования следует различать текущее, или оперативное планирование, к нему относится планирование работы компании, филиала, структурного подразделения на небольшой промежуток времени. Это может быть как день, так и месяц, квартал, полугодие и даже год, что зависит от стратегических и тактических целей компании. Индикативное планирование – является основным рабочим инструментом реализации целей, поставленных в стратегическом плане развития с учетом конкретно складывающейся ситуации. В качестве показателей социально-экономического развития используются показатели, характеризующие динамику, структуру и эффективность экономики, состояние финансово-кредитной системы и денежного обращения, состояние рынков товаров и ценных бумаг, валютного рынка, движения цен, занятость и уровень жизни населения. Взаимосвязанная и сбалансированная система показателей дополняется мерами государственного воздействия, в числе которых используются: бюджетные средства, амортизационные отчисления, налоги, проценты за кредит, таможенные пошлины, государственный заказ. Директивное – это обязательное, жесткое планирование, подлежащее исполнению, предполагающее, прежде всего, применение номенклатурно-административных рычагов для обязательного претворения в жизнь поставленных целей и задач. Из директивности планирования вытекают требования строгого соблюдения плановой дисциплины, ответственности организаций, всех хозяйственных органов и должностных лиц за невыполнение заданий. Это планирование обеспечивает контроль над производством и распределением ресурсов из единого центра. Для разработки планов используются следующие методы:
Балансовый метод является одним из основных методов планирования и имеет универсальное значение, как способ, увязывающий потребности с ресурсами. С помощью балансового метода вскрываются диспропорции, регулируются пропорции в экономике страны, обосновывается необходимость соотношения между разделами и показателями плана, выявляются резервы, устанавливается макроэкономическое равновесие. Балансы разрабатываются при планировании как на макро-уровне, так и на уровне отдельной организации. Эти балансы подразделяются на материальные, трудовые и финансовые. Материальные балансы – выражают натурально-вещественные пропорции; трудовые – источники поступления трудовых ресурсов и их использование; финансовые – используются при разработке финансовых планов, бюджетов, доходов и расходов. Нормативный метод – применяется для расчета прогнозных и плановых показателей. Нормы и нормативы разрабатываются заранее на законодательной или ведомственной основе. В процессе прогнозирования используются более обобщенные, а в планировании более конкретные нормы. Доведение нормативов до нормы осуществляется с помощью коэффициентов, учитывающих конкретные условия работы. Программно-целевой метод используется для разработки программы развития на уровне отраслей экономики в целом. Метод моделирования социально-экономических процессов, используемый в прогнозировании и планировании, базируется на разработке экономико-математических моделей и решении задач с помощью компьютерный технологий. Модели применяются чаще при краткосрочном планировании, когда вероятность структурных изменений небольшая. К основным принципам планирования можно отнести следующее:
Планирование может быть реализовано по следующим этапам:
Управление текущей деятельностью железнодорожного транспорта должно быть подчинено выполнению стратегических задач. Для этого сформирована единая система планирования, включающая:
Стратегическая программа развития ОАО «РЖД» устанавливает контрольные параметры целевого состояния. Среднесрочные планы разрабатываются для детализации стратегических. Причем по основным параметрам среднесрочные планы должны соответствовать траектории движения к достижению долгосрочных контрольных показателей. Это определяет необходимость ежегодного формирования трехлетних планов, при этом каждый очередной плановый период будет включать 2-ой и 3-ий годы предшествующего периода, т.е. будет осуществляться динамичное скользящее среднесрочное планирование. Трехлетнее скользящее планирование дает возможность внесения уточняющих корректировок для учета объективных изменений факторов внешней и внутренней среды Компании. Прежде чем приступить к разработке среднесрочных планов необходимо:
Текущие планы на соответствующий год должны соответствовать плановым показателям первого года среднесрочного периода, а квартальные – обеспечивать последовательную реализацию годового плана, таким образом текущие планы «настраиваются» на контрольные параметры Стратегической программы и должны быть подчинены приоритетам стратегического развития Компании. Структура сводного бюджета компанииНеотъемлемой частью системы бюджетного управления являются сводные бюджеты. В компании ОАО «РЖД» в соответствии со спецификой видов деятельности железнодорожного транспорта разрабатывают операционные и финансовые бюджеты. К операционным бюджетам относят: бюджет продаж, бюджет производства, бюджет запасов и закупок, бюджет затрат. Финансовые бюджеты включают: бюджет доходов и расходов, бюджет кредитов и займов, бюджет движения дебиторской и кредиторской задолженности, бюджет движения денежных средств, прогнозный баланс. Каждый из разрабатываемых бюджетов имеет свой формат, в котором отражаются наиболее значимые для видов деятельности объемные, качественные и финансово-экономические характеристики деятельности. Разработка и доведение плановых бюджетных заданий (показателей) до соответствующих филиалов и структурных подразделений в целях дальнейшего формирования бюджетов является первым шагом в реализации бюджетного процесса для планируемого периода. Плановые задания для ОАО «РЖД» формируются в соответствии со значениями параметров Программы стратегического развития ОАО «РЖД» в планируемом периоде. Они определяют в количественном выражении основные цели финансовой, экономической и производственной деятельности, которые необходимо достичь в текущем году при выполнении программ стратегического развития. Плановые задания состоят из множества показателей и заданных для них в текущем периоде целевых задач. Показатели делятся на следующие группы: прямые показатели. Эти показатели, непосредственно содержащие в бюджетных формах в виде бюджетных статей. При составлении бюджетов структурные единицы (департаменты, филиалы) стремятся сформировать бюджеты таким образом, чтобы целевые значения прямых показателей для соответствующей формы были соблюдены. расчетные показатели, выводимые расчетным путем из прямых бюджетных статей. Система бюджетного управления ОАО «РЖД» на уровне аппарата управления филиалов, на уровне ОАО «РЖД» включает в себя следующий пакет сводных бюджетов: Сводный бюджет продаж составляется для планирования и контроля объема продаж (реализации). Представляет плановые и фактические, натуральные и стоимостные объемы продаж по основным видам деятельности и прочей деятельности, в разрезе хозяйств, продуктов, работ и услуг. Бюджет продаж – утвержденный в натуральном и стоимостном выражении план продаж, который ожидается в течение бюджетного периода. Этот бюджет разрабатывается по центрам ответственности, видам деятельности и хозяйствам. Бюджет продаж объединяет информацию об объемах реализации, ценах и выручке от реализации. Здесь указывается выручка, начисленная по перевозкам, а также выручка по прочим видам деятельности. Сводный бюджет производства – утвержденный план объемных, качественных показателей, характеризующих производство в разрезе видов деятельности и хозяйств. Это программа, определяющая запланированные номенклатуру и объем производства в бюджетном периоде. По показателям, связанным с перевозками на уровне сети связь между бюджетом производства и продаж можно определить только на уровне сети дорог. Бюджет производства необходим для расчета объемов производства, которые необходимо выполнить для реализации объемов продаж, он предназначен для планирования и контроля качественных показателей, для расчета объемов работ в натуральном выражении. Бюджет разбит по видам деятельности (текущая и инвестиционная), внутри которых выделены подразделы объемных и качественных показателей и соответствующие измерители. Показатели Сводного бюджета производства объединены в следующие группы:
Сводный бюджет запасов и закупок – план затрат на покупку производственных ресурсов с учетом установленных нормативов затрат и запасов товарно-материальных ценностей, а также прогнозируемое их наличие на складах компании. Объем планируемых закупок зависит от ожидаемого потребления материальных ресурсов и объема запасов. Предназначен для планирования и контроля объемов запасов и закупок во взаимосвязи со списанием материалов в производство; кроме того, в бюджете контролируются иные поступления и выбытия товарно-материальных ценностей, готовой продукции, товаров, как от внешних контрагентов, так и по внутрихозяйственному обороту. Сводный бюджет затрат – этот бюджет заполняется по элементам затрат в разрезе хозяйств и видов деятельности. Разрабатывается по статьям и элементам затрат, а также с использованием измерителей в соответствии с «Номенклатурой доходов и расходов по видам деятельности ОАО «РЖД». Бюджет затрат должен быть увязан с бюджетом производства в части оплаты труда и с бюджетом запасов и закупок в части расходов по элементам «Материалы». Он предназначен для планирования и контроля расходов по видам деятельности, в том числе по элементам затрат. Назначение данного бюджета – определить издержки, связанные с теми категориями производственных или операционных затрат, которые прямо пропорционально изменяются при изменении объемов производства (продаж). Информация, представленная в бюджете затрат переносится в следующие бюджеты:
Сводный бюджет капитальных вложений предназначен для планирования капитальных вложений по которым подразделение выступает исполнителем, а также заказчиком по внешним подрядчикам. В этом бюджете отражается создание и движение собственно объектов капитальных вложений, а не использование финансовых средств на капитальные вложения. Бюджет заполняется по следующим позициям:
Информация из бюджета капитальных вложений переносится в бюджеты:
Сводный бюджет доходов и расходов – предназначен для планирования, учета и контроля доходов и расходов, выведения планируемого финансового результата деятельности (для филиалов по прочим продажам). Сводный бюджет кредитов и займов – предназначен для планирования и контроля получения и возврата кредитов и займов, а также расчета и уплаты процентов по ним. Этот бюджет используется только на уровне ОАО «РЖД». Сводный бюджет движения дебиторской и кредиторской задолженности – предназначен для планирования и контроля остатков дебиторской и кредиторской задолженности и расчетов с дебиторами и кредиторами. Бюджет разбит на четыре блока: расчеты по текущей деятельности, расчеты по инвестиционной деятельности; расчеты по налогам и внебюджетным фондам; всего дебиторской и кредиторской задолженности. Сводный бюджет движения денежных средств – предназначен для обобщения информации о движении денежных средств, сформированной на основе системы бюджетов, а также определения контрольных цифр по укрупненным статьям поступления и расходования денежных средств для использования при формировании платежного баланса. Кроме этого, в бюджете формируются и обобщаются внутрихозяйственные обороты. В этом бюджете отражаются поступления денежных средств от всех видов деятельности: выручка от реализации перевозок и продукции, от сдачи активов в аренду, получение кредитов и займов, мобилизация дебиторской задолженности, компенсации из бюджетов разных уровней. В бюджете движения денежных средств определяется: сумма налога на добавленную стоимость по основной и прочей деятельности, выручка без НДС, авансы и предоплаты, выручка отдельно по видам деятельности, разница между НДС к получению и НДС к возмещению и др. В бюджете движения денежных средств помимо поступлений показываются платежи за текущий период, в том числе все выплаты персоналу, учитываемые по элементу «оплата труда»; расходы на приобретение материалов, топлива, электроэнергии, сумма платежей по прочим затратам, в т.ч. арендные и лизинговые платежи, налоговые платежи; расходы, связанные с оплатой услуг кредитных организаций, проценты к уплате выплаты социального характера согласно Отраслевой тарифной сетке и коллективным договорам, неработающим пенсионерам и др., а также финансирование жилищно-коммунального хозяйства, находящегося в обременении ОАО «РЖД». В расходной части этого бюджета отражаются расходы, источником финансирования которых являются инвестиции, а также погашение кредиторской задолженности за прошлый период. Сводный прогнозный баланс – предназначен для расчета значений укрупненных статей бухгалтерского баланса на конец текущего периода. Прогнозный баланс-прогноз соотношения активов и пассивов. Он позволяет прогнозировать сальдо по счетам оборотных активов, основных средств, кредиторской задолженности и капитала. Мастер-бюджет – служит для обобщения ключевых показателей деятельности как филиалов, так и ОАО «РЖД» в целом, для представления их в компактном виде для рассмотрения и утверждения высшим руководством компании. Все показатели Мастер-бюджета переносятся из заполненных ранее операционных и финансовых бюджетов. Мастер-бюджет по основным показателям идентичен форме и структуре Финансового плана ОАО «РЖД». Все бюджеты, как операционные, так и финансовые, должны быть увязаны между собой и иметь ряд корреспондирующих статей. Показатели, входящие в несколько бюджетов, вводятся только один раз в том бюджете, в котором показатель формируется. Изменение показателя в одном бюджете отражается во всех бюджетах, на которые он влияет, и, в конечном итоге, влияет на статьи прогнозного баланса. Центры финансовой ответственностиДеятельность любого хозяйствующего субъекта основана на взаимодействии его структурных подразделений. Тесная взаимосвязь производственных процессов, протекающих в структурных подразделениях приводит к необходимости формирования структуры, устанавливающей порядок финансовых взаимоотношений внутри компании. Для этих целей выделяются структурные подразделения, которым предназначаются бюджетные планы и которые отвечают за их выполнение. Финансовая структура любой компании представляет собой совокупность структурных подразделений, называемых центрами финансовой ответственности. Каждому центру финансовой ответственности сопоставляется один или несколько элементов организационной структуры компании. Финансовая структура ОАО «РЖД» представляет собой совокупность структурных элементов, называемых центрами финансовой ответственности (ЦФО). Центр финансовой ответственности (бюджетный центр) – структурное подразделение или группа подразделений, осуществляющие определенные хозяйственные операции, способные оказывать непосредственное воздействие на финансовый результат работы компании. Иными словами, ЦФО несут ответственность за все финансовые результаты, за доходы и за расходы. Они обычно имеют полную бюджетную схему, т.е. составляют все виды основных бюджетов, принятые в компании. Кроме того, центры ответственности одновременно являются и центрами управленческого учета. Для каждого центра финансовой ответственности формируются:
Для каждого центра финансовой ответственности (ЦФО) определяется:
Тип ЦФО определяет:
В ОАО «РЖД» выделены следующие типы ЦФО:
Тип ЦФО определяет основные финансовые показатели, перечень бюджетов, который он формирует, процедуры и регламенты бюджетирования. Центры финансовой ответственности обладают следующими свойствами:
Бюджетные формы являются едиными для всех филиалов и подразделений ОАО «РЖД», однако перечень бюджетов, формируемых подразделениями ОАО «РЖД», зависит от места в структуре ОАО «РЖД», статуса соответствующего центра финансовой ответственности. В таблице 2.1. приведено соответствие типа филиала и структурного подразделения ОАО «РЖД», статуса соответствующего центра ответственности и перечня бюджетов, формируемых подразделением. Таблица 2.1 Соответствие бюджетов центрам финансовой ответственности
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
|
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||